Information om personuppgiftsbehandling

Det är viktigt för oss på Sahlgrenska Science Park att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den data som vi sparar hos oss. Den 25 maj 2018 träder ett nytt regelverk för hantering av personuppgifter i kraft, Dataskyddsförordningen (GDPR), som kommer att ersätta den nuvarande Personuppgiftslagen (PUL). Lagen är till för att skydda individers integritet och avser att modernisera, harmonisera och förstärka skyddet av personuppgifter inom EU.

Vi har säkerställt att vår hantering av dina personuppgifter uppfyller de nya kraven och har samtidigt uppdaterat Sahlgrenska Science Parks integritetspolicy.

Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan förbindas med till en fysisk person som är i livet. T.ex kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Vad är känsliga personuppgifter?
Känsliga personuppgifter är sådana som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Uppgifter om hälsa kan vara till exempel sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök.

Vad innebär behandling av personuppgifter?
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?
En tillsynsmyndighet i varje EU-land ska övervaka att de som behandlar personuppgifter följer dataskyddsförordningen. I Sverige har Datainspektionen det uppdraget. Besök deras webbplats, där kan du anmäla ett klagomål från den 25/5-2018 samt hitta mer information som uppdateras regelbundet.

Vem är personuppgiftsansvarig?
En fysisk eller juridisk person som bestämmer ändamålen och medlen för behandling av personuppgifter.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?
Sahlgrenska Science Park AB, org. nr 556797–8126, med adress Medicinaregatan 8 A , 413 90 Göteborg , är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vem är personuppgiftsbiträde?
Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Personuppgiftsbiträdet får bara behandla personuppgifterna enligt givna instruktioner och riktlinjer från den personuppgiftsansvarige. Vi skriver biträdesavtal med våra personuppgiftsbiträden och väljer dem med omsorg. Vi anlitar bara seriösa personuppgiftsbiträden och ger dem endast personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet.

Från vilka källor hämtar vi in dina personuppgifter?
Vi samlar in dina personuppgifter när du:

  • kontaktar oss via våra digitala kanaler
  • när du besöker våra arrangemang
  • väljer att prenumerera på något av våra nyhetsbrev
  • medverkar som utställare
  • kommunicerar med oss via e-post
  • är hyresgäst hos oss
  • har ett, eller har haft, avtal med oss som vi behöver för att fullgöra våra juridiska åtaganden
  • är anställd hos Sahlgrenska Science Park eller av Sahlgrenska Science Park för t. ex ett konsultuppdrag

Utöver dessa källor får vi även in personuppgifter från offentliga register, t ex skatteverket eller rapporter såsom Life Science West report .

 

Hur behandlar vi dina personuppgifter och vilka rättsliga grunder används vid behandling?

Laglig grund: AVTAL och RÄTTSLIG FÖRPLIKTELSE. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden i avtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras.

Kategorier av personuppgifter
Namn, Företag/organisation, Personnummer/organisationsnummer
Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-post och telefonnummer).
Andra nödvändiga personuppgifter kan komma att behövas för att avtalet ska gälla.

Lagringsperiod: Så länge avtalet är giltig och inom ramen för tid som det ska sparas efter att avtalet slutar gälla.  Då det finns andra lagar som gäller t. ex bokföringslagen sparas personuppgifter under den tid som framgår av lagen, t.ex i  7 år.

Personuppgifter används endast i enighet med vad som är avtalat. För andra syften krävs ett aktivt samtycke.

 

Laglig grund:  BERÄTTIGAT INTRESSE. För att kunna genomföra och hantera deltagande vid event/utbildningar och för att kunna skicka ut nyhetsbrev.

Kategorier av personuppgifter
Namn, Företag/organisation, Titel
Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-post och telefonnummer).
Uppgifter lämnade i utvärderingar av event.
Ev allergier och kostpreferenser (för att kunna beställa anpassad kost vid eventet) – sparas dock bara under tiden eventet pågår, sparas aldrig i vårt CRM-system.
Andra uppgifter kan förekomma som är nödvändiga vid det specifika envetet.

Lagringsperiod:
Om du inte har påvisat intresse för våra event/utbildningar, etc. under 12 månader tar vi bort dig från våra register.  Vårt nyhetsbrev får du till dess du själv avslutar din prenumeration

Personuppgifter används endast i enighet med det som vi anser kan falla inom ramen för berättigat intresse. För andra syften krävs ett aktivt samtycke.

 

Laglig grund: SAMTYCKE. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vår rätt till behandling av dina personuppgifter och din rätt att få ta del av information som du är intresserad av.
Du kan komma att lämna ditt samtycke framöver i de fall vi inte har ett avtal med dig och då det är oklart om berättigat intresse gäller, t.ex när du laddar ner en rapport från vår webbplats och inte är verksam inom life science-området.
Samtycke är en frivillig och tydlig viljeyttring genom vilken du som lämnar personuppgifter – efter att ha fått information – godtar behandlingen av personuppgifter om dig själv. Skriftligt eller muntligt samtycke gäller.

Kategorier av personuppgifter:
Namn, Företag/organisation, Titel
Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-post och telefonnummer)
Andra uppgifter kan förekomma som är nödvändiga vid det specifika ändamålet

Lagringsperiod:
Du kan när som helst återkallar ditt samtycke, om det inte finns andra hinder för det. Läs mer under Återkalla samtycke. Vi tar bort dina uppgifter när syfte för samtycke upphör.
Personuppgifter används endast för det ändamålet som samtycke gäller för.

 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Dina personuppgifter är alltid skyddade hos oss. Vi prioriterar skyddet av all information du delger oss och följer de lagar och regler som finns för att skydda din integritet. Bara ett begränsat antal personer med särskild behörighet har tillgång till informationen.
Vi lämnar inte ut personuppgifter till andra bolag om vi inte behöver göra detta på grund av lag, förordning eller myndighetsbeslut, eller för att skydda våra rättigheter eller tredje parts rättigheter.
Vi vidarebefordrar, säljer eller byter aldrig dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part utanför Sahlgrenska Science Park.

Sahlgrenska Science Park lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar utgör så kallade allmänna handlingar som Sahlgrenska Science Park måste lämna ut om någon begär det. Före utlämnandet genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Återkalla samtycke
Du har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Observera dock att om det finns ett annat avtal som du blir del av indirekt när du lämnar ditt samtycke kan inte samtycke återkallas direkt utan att det först tas hänsyn till avtalet.  Vi sparar information om när du lämnar ett samtycke och när du tar tillbaka det.

Dina val och rättigheter
Du har rätt att begära registerutdrag över vilka uppgifter om dig som Sahlgrenska Science Park behandlar. Detta är kostnadsfritt. Du kan också begära att uppgifter tas bort (observera dock att visa uppgifter ej kan tas bort om de enligt lag måste sparas) eller ändras om de skulle vara felaktiga eller ofullständiga. Du har rätt säga nej till att dina uppgifter används för t.ex utsikt av nyhetsbrev eller event inbjudningar.

En begäran ska skriftligen skickas dataskydd@sahlgrenskasciencepark.se Din begäran skall innehålla uppgift om namn och personnummer samt skickas från en e-post som vi känner till eller som du tror vi kan känna till och ha i våra register. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Om det råder några oklarheter kring din identitet kan vi komma be dig att skicka in din begäran skriftlig och undertecknad.

Personuppgiftsansvarige ska på begäran senast en månad efter att ha mottagit begäran erbjuda dig information om registerutdrag över vilka personuppgifter som behandlas av oss på Sahlgrenska Science Park. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med hänsyn till hur komplicerad begäran är och antalet inkomna ärenden. Den personuppgiftsansvarige ska meddela dig om en sådan förlängning inom en månad från det att begäran mottagits samt ange orsakerna till förseningen.
Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från t. ex bokförings- och skattelagstiftning.

Klagomål och tvister
Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att anmäla detta till Datainspektionen via datainspektionen.se från o med den 25/5-2018.

Anmälan av en personuppgiftsincident till tillsynsmyndigheten
Vid en personuppgiftsincident kommer den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål och inte senare än 72 timmar efter att ha fått vetskap om hädelsen anmäla den till Integritetsskyddsmyndigheten.

Cookies
Sahlgrenska Science Parks webbplats använder små textfiler, så kallade cookies, för att underlätta ditt surfande på sidan. De används framförallt för att samla in statistik om användarnas besök och förbättra upplevelsen. Det kan exempelvis handla om att val du gör på vår webbplats sparas.

Hur du raderar cookies ur din webbläsare beror på vilken du använder. Du hittar vägledning via webbläsarens egna gränssnitt, eller webbplatsen.

Kontakta oss
Om du har några som helst funderingar kring hur och varför vi hanterar personuppgifter och
cookies är du välkommen att kontakta oss direkt på dataskydd@sahlgrenskasciencepark.se

Vi kan komma att uppdatera den här informationstexten. I sådant fall kommer du att få ta del av en uppdaterad information där förändringarna framgår. Den senaste versionen av informationen finns alltid publicerad här på www.sahlgrenskasciencepark.se

Sahlgrenska Science Park